第一次全国可移动文物普查建档备案工作规范(参考)

1适用范围

适用于全国第一次全国可移动文物普查工作中的资料收集、整理、建档和备案。

2建档备案的意义

全国第一次全国可移动文物普查档案属于专业档案。全面、系统、科学、规范地建立全国第一次全国可移动文物普查档案,是对第一次全国可移动文物普查各类数据和信息资料保存并发挥其作用的必要措施,是加强文物保护工作和促进文物资料信息化管理的基础。

3建档备案的责任

第一次全国可移动文物普查建档备案工作,由各级人民政府第一次全国可移动文物普查领导小组办公室分别负责,上级普查机构负责对下级普查机构的建档备案工作进行指导、督促和检查。

4资料收集范围

41调查资料

411《第一次全国可移动文物普查——国有单位文物收藏情况调查登记表》

412《第一次全国可移动文物普查——可移动文物信息认定登记表》

413 其他调查资料

42行政资料

421 各类行政性文件及报表

422 培训教材

423 宣传材料

424 其他行政资料

43汇总资料

431 《国有可移动文物名录》

432 《国有可移动文物收藏单位名录》

433 《第一次全国可移动文物普查工作报告》

434 各级人民政府公布的普查数据资料

5建档与备案

51各普查单位对所负责地域内单位的可移动文物的相关资料进行采集和录入。

52对采集资料进行整理、分类、编号、命名后归档。

53对普查档案进行审核和抽查,并签字、盖章。

54以县级行政区域为基本单元,建立文物普查档案。根据收录资料的内容,按调查资料卷(包括纸质和电子档案)、行政资料卷和汇总资料卷建档。

55调查资料卷、行政资料卷和汇总资料卷,应根据收录的内容编制目录,以便查阅。

56县级行政区域文物普查档案调查资料卷中的《第一次全国可移动文物普查——国有单位文物收藏情况调查登记表》、《第一次全国可移动文物普查——可移动文物信息认定登记表》和汇总资料卷,须制作备份,上报地市级文物普查办公室。

57地市级文物普查机构,在备案所辖各县报送的文物普查档案的同时,建立本级的行政资料卷和汇总资料卷,并将本市各县的《第一次全国可移动文物普查——国有单位文物收藏情况调查登记表》、《国有可移动文物普查——可移动文物信息认定登记表》和本级汇总资料卷报省级文物普查机构备案。

58省级文物普查机构,在备案各所辖地市报送的文物普查档案的同时,建立本级的行政资料卷和汇总资料卷,并将本省各市县的《第一次全国可移动文物普查——国有单位文物收藏情况调查登记表》、《国有可移动文物普查——可移动文物信息认定登记表》和本级汇总资料卷报国家文物普查机构备案。

59国家文物普查机构,在备案各省报送的文物普查档案的同时,建立本级的行政资料卷和汇总资料卷。

6技术要求

61档号编制要求

第一次全国可移动文物普查档案的档号由县级行政区划代码和分卷符号及顺序号两部分组成,中间用“–”隔开。

例:

调查资料卷:××××××–D 001

行政资料卷:××××××–X 001

汇总资料卷:××××××–H 001

顺序号:××××××

分卷符号:D

县级及以上行政区划代码:001

62案卷的分册

为方便普查档案的保管和查阅,每册案卷的厚度不超过30mm。超过两册以上的案卷,其档号中的顺序号应在001—999的取值范围内升序编号。

63卷皮、案卷、封面、目录、备考表的要求及其式样

631 案卷卷皮纸张要求

幅面规格:A4。

卷皮纸质:250克/平方米以上纸张。

632 案卷纸张要求

幅面规格:A4。

卷内纸质:80克/平方米纸张。

633 案卷封面、备考表填写要求

案卷封面及备考表填写使用宋体、4号字,不加黑。

634 目录填写要求

目录中填写使用宋体、5号字,不加黑。

635 封面、目录、备考表式样

见附件1-3。

64表格填写要求

表格中填写使用宋体、5号字,不加黑。栏目中内容若填写不下时,应适当缩小字体。表格中,凡每格填写字数较少的,设置为上下左右居中;填写字数较多,设置为靠左居中。填写文字在两个段落以上的,设置为靠上并首行缩进2字符。

65光盘的收录

在光盘上用专用笔写明题目,并填写光盘标签(见附件4)。标签附于光盘盒或光盘袋上,一并装入专用档案袋。

7档案管理

71文物普查档案由各级文物行政部门管理。

72文物普查的档案应存放在专用档案库或档案柜中,由专人负责管理,并制定管理制度。

73查阅文物普查档案,应履行审批手续。

74普查档案中相关信息和数据对外公布时,应报上一级人民政府文物主管部门批准。

75凡不能按时建档、备案或造成普查档案丢失、损坏的,要酌情给予处罚。

76对普查档案中涉及的国家机密,必须履行保密义务。
附件1

档号:

第一次全国可移动文物普查档案

(第  册共 册)

 

 

 

 

 

 

 

 

建档单位                       (公章)

                               负责人(签字)

                              建档日期            年     月     日

 

国家文物局制


附件2

 

第一次全国可移动文物普查档案目录

 

 

  

 

 

 

登记表编号

 

类别

 

数量

 

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

           
           
           
           
           
           
           
 

注:登记表编号:只限于收录的登记表填写。

 

调查资料卷分为:登记表、记录、光盘等类别,依次填写。

行政资料档案分为:报告、报表、其他资料等类别,依次填写。

汇总资料卷分为:数据报表、名录、报告等类别,依次填写。

 

附件3

卷内备考表

本卷情况说明:


 

 

 

 

 

立卷人(签名):

                                                     年     月       日

                                           检查人(签名):

                                                     年      月      日

 

 

附件4

电子文件(光盘)标签

 

序号

 

 

光盘号

 

 

题名

 

 

 

密级

 

 

保管期限

永久

 

软件环境

 

 

 

套别

 

 

 

备注